W TTPSC wiemy, że fizyczna obecność w biurze nie ma realnego wpływu na efektywność, ani na jakość realizowanych działań. Model współpracy zdalnej był u nas popularny rozwiązaniem od dawna. Kiedy wystąpiła konieczność adaptacji do nowych warunków związanych z epidemią koronawirusa na świecie, nie była to dla nas nowość. Kilka tygodni temu bez wahania podjęliśmy decyzję o zamknięciu biur i oddelegowaniu wszystkich do pracy z domu. Mamy już więc w tej kwestii sporo doświadczenia i przemyśleń, którymi chętnie się podzielimy.                     

Kultura organizacyjna  w niepewnych czasach– elastyczność, zaufanie i zwinne działanie

Pracujemy zgodnie z filozofią Agile, a z wyników rozliczamy się zadaniowo, dlatego nie ma większego znaczenia z jakiego miejsca działamy. Oczywiście są działy, których pracownicy czasami potrzebni są na miejscu (administracja, IT, księgowość czy HR), oraz ci, którzy dużo czasu spędzają w służbowych podróżach (u klientów, w naszych zagranicznych oddziałach lub na wydarzeniach branżowych). Większość jednak może na co dzień decydować czy woli pracować w biurze, czy na home office. Tego wymaga od nas obecny tryb życia pracowników, którzy potrzebują elastyczności i możliwości dostosowania harmonogramu pracy. Niezależnie od powodu (opieka nad dziećmi, odległość biura od miejsca zamieszkania czy pasja do podróżowania) dajemy taką możliwość wszystkim. Przyzwyczaiło nas to nie tylko do możliwości wyboru i swobody, ale też odpowiedzialności za efekty pracy i samodyscypliny.

W zespole, który jest zmotywowany i sprawnie działa, mikrozarządzanie i ścisła kontrola i tak nie jest koniecznością. Transfer pracowników z biura do domu nie stanowi więc w tej perspektywie właściwie żadnej różnicy. Oczywiście mamy wewnętrzne zasady i regulaminy, jak każda firma, i one nadal funkcjonują. Zakładają jednak sporą dowolność, pod warunkiem, że zachowana jest efektywność i wszyscy członkowie zespołu pozostają w ciągłym kontakcie.                                                                               

Narzędzia, które ułatwiają nam pracę

Podstawowy zestaw narzędzi jakimi posługujemy się wszyscy na co dzień to Jira oraz Confluence– do współdzielenia zasobów, planowania i rozliczania zadań oraz czasu pracy. Do bieżącej komunikacji i wirtualnych spotkań wykorzystujemy natomiast MS Teams. W trwającym u nas od dawna procesie cyfryzacji firmy, dążyliśmy zredukowania liczby narzędzi, przy jednoczesnej maksymalizacji ich funkcjonalności. Wdrożyliśmy m.in. rozszerzenie Linchpin dla Confluence (intranet z możliwością tworzenia eventów i newsfeedów) i Vacation Manager dla Jiry (zarządzanie urlopami). Działamy cały czas na systemach Atlassian i na bieżąco dostosowujemy je do naszych potrzeb.                                         

Nowe wyzwania, czyli zmiana jako szansa

Mimo tego, że samo „zamknięcie” biur nie było problemem, pojawiło się kilka wyzwań, z którymi musieliśmy się zmierzyć. W sytuacji światowej epidemii okazało się, ze tak naprawdę nikt nie był gotowy na takie zmiany w 100%. Największe komplikacje pojawiły się w obszarze obsługi biura. Nadal wiele dokumentów dociera do nas pocztą, a przetwarzanie poufnych informacji on-line to kwestia bardzo delikatna. Dyżury administracyjne 2 razy w tygodniu niestety nadal są więc koniecznością, więc wprowadziliśmy ścisłe zasady maksymalizujące bezpieczeństwo. Zgłaszamy planowaną obecność, by w jednym pomieszczeniu nie przebywało jednocześnie kilka osób, korzystamy ze środków dezynfekujących i spędzamy stacjonarnie tylko tyle czasu, ile musimy.

Kolejne trudności wiązały się z rekrutacjami. Rozmowa z kandydatem i określenie wzajemnych oczekiwań, a nawet weryfikacja umiejętności technicznych i wdrożenie jest jak najbardziej możliwe do zdigitalizowania. Trudno jednak w taki sposób nawiązać prawdziwą relację z potencjalnym pracownikiem. Na to nie ma gotowej recepty i musimy bazować na swoim doświadczeniu oraz intuicji. Liczymy na to, że wkrótce sytuacja się ustabilizuje i będziemy mogli osobiście powitać wszystkich, którzy dołączyli do zespołu w tych niecodziennych okolicznościach.

„Staramy się działać zapewniając sto procent bezpieczeństwa kandydatom oraz nowym pracownikom. Wszystkie nasze procesy zostały przeniesione na wersję zdalną. Dla kandydatów z rynku IT spotkania zdalne to standard, wiec nie mamy większych problemów z zaangażowaniem w takiej formie. Jeśli udaje się podjąć współpracę, również staramy się zapewnić komfort i wykonać onboarding zdalnie. Ograniczamy spotkanie do minimum, tzn. podpisujemy dokumenty, wydajemy sprzęt, wszystkie inne elementy tego procesu odbywają się z domu.”- Anna Wdowiak, HR Manager

Przepis na sukces- zdalnie, ale normalnie

W obecnej sytuacji najtrudniejsze jest zdecydowanie zachowanie normalności w codziennym funkcjonowaniu. Od lat budujemy taką kulturę organizacyjną i środowisko pracy, które sprawiają, że ludzie chcą w naszych biurach być- spotykać się, rozmawiać, współpracować. Tworzymy zespół, a nie organizację i angażujemy pracowników w wiele inicjatyw. To jest obecnie nie do przeskoczenia, bo straciliśmy „wspólną przestrzeń”, ale robimy wszystko, żeby nie stracić ze sobą kontaktu całkowicie. Staramy się tworzyć więcej materiałów wewnętrznych, zachęcać ludzi do dzielenia się wrażeniami i doświadczeniami i do rozmawiania ze sobą.

Kluczem do skutecznej komunikacji jest otwartość i wyprzedzanie ewentualnych obaw oraz wątpliwości. Formułowanie wiadomości w sposób prosty i zrozumiały dla wszystkich, transparentność oraz szacunek to podstawa. Dzięki temu wszyscy są „na bieżąco”, nie panikują, bo otrzymują komplet informacji i nie ma miejsca na plotki i domysły. Dodatkowo warto zadbać o przekaz oparty na szczerości, zaufaniu i docenianiu zaangażowania, który wzmacnia relację długofalowo, nie tylko w czasie kryzysu.

Wiele nawyków, które stały się teraz koniecznością, w przyszłości może zaprocentować i mieć doskonały wpływ na naszą standardową komunikację. Z bardzo dobrym odbiorem spotykają się bieżące aktualizację od CEO, działu HR oraz wewnętrzne publikacje i wymiana doświadczeń. To zdecydowanie warto wpisać na stałe w nasz firmowy harmonogram.

Traktujemy dzisiejsze doświadczenie jako lekcję- trudną, ale ważną i staramy się dostrzec w niej maksimum potencjału.

_Udostępnij

Opublikuj komentarz

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.