Kiedy pytają mnie, gdzie pracuję, odpowiadam „w firmie IT”, próbując nie zagłębiać się w tłumaczenie czym jest Workforce Management. Czasem ktoś jednak postanawia drążyć i pyta czym się zajmuję. Wtedy po kilkuminutowym wyjaśnieniu, zazwyczaj rozmówczyni lub rozmówca kwituje „aha, czyli pracujesz w HRach” lub „aha, czyli jesteś Project Managerką”. I tutaj pojawiają się dwie drogi – zaprzeczyć i tłumaczyć dalej tajniki enigmatycznie brzmiącego WFMu, czy przerwać dalsze rozmowy krótkim „no niezupełnie, ale blisko” i zmienić temat. Trudno jest wytłumaczyć to osobie, która w swoim życiu zawodowym nie miała styczności z firmą IT. Czy piszę ten artykuł, żeby przy kolejnych takich rozmowach wysłać link, do niego zamiast próbować wyjaśnić, o co w tym wszystkim chodzi? Być może.
Jak zatem wytłumaczyć osobie zupełnie spoza branży, na czym polega Workforce Management? Opisać dzień z życia w zespole WFM? To akurat proste. Zwykle po jakichś 21 godzinach spotkań dziennie wklepujemy dane do 37 arkuszy Excel, na koniec odpowiadając jeszcze na 111 pilnych maili. Jednak żeby naprawdę wyjaśnić, o co w tym chodzi, trzeba trochę bardziej zagłębić się w zasady działania firmy softwaro’wej i zajrzeć do jej kuchni. Czy uporządkowanej, to ocenić może tylko Magda Gessler.
TT PSC zatrudnia ponad 600 specjalistek i specjalistów branży IT, pracując dla ponad 100 klientów z całego świata oraz prowadząc około 150 projektów równolegle. Nasi klienci reprezentują różne gałęzie gospodarki – od przemysłu ciężkiego (motoryzacja, lotnictwo, obronność) i lekkiego (meble, opakowania), przez usługi finansowe, telekomunikacyjne, branżę medyczną, sektor publiczny, aż po inne firmy IT produkujące własne oprogramowanie. W związku z różnorodnością odbiorców naszych usług, mnożą się technologie i specjalizacje kadry TT PSC. We współczesnym świecie IT różnych technologii, standardów, frameworków i narzędzi jest prawdziwe zatrzęsienie i wciąż pojawiają się nowe. Dlatego ciężko o dwoje specjalistów o identycznym profilu umiejętności, a wybór odpowiedniej osoby do danego projektu nigdy nie jest oczywisty. Musimy wziąć pod uwagę wiele czynników, zanim podejmiemy ostateczne decyzje. W zebraniu i zważeniu tych czynników z pomocą przychodzi właśnie Workforce Management.
Klient poszukujący osoby lub zespołu do zaangażowania w projekt określa swoje wymagania dotyczące technologii, narzędzi i systemów, z użyciem których chce pracować. Narzuca też oczywiście budżet i czas realizacji, czyli deadline. Do tej listy dochodzą jeszcze czynniki takie jak wymaganie wyjazdów zagranicznych (większość naszych klientów zlokalizowanych jest poza Polską), dostosowanie godzin pracy do innej strefy czasowej (jeżeli jest poza Europą), ograniczenia co do narodowości zaangażowanych osób (np. branża militarna ma tu ścisłe restrykcje), itp.
WFM jest jednostką, która zbiera wszystkie dostępne informacje i łączy je ze sobą, aby uzyskać pełny obraz tego, jakiej osoby szukamy oraz jakimi dysponujemy. I tu zaczyna się nasze 21 spotkań dziennie. Od zespołu sprzedaży dowiadujemy się, jakie są oczekiwania klienta, od Delivery lub Project Managera dostajemy plan projektu, z Team Managerami konsultujemy kandydatów spełniających wymagania techniczne oraz weryfikujemy, jakie są ich preferencje projektowe i czy potencjalny angaż nie stoi w konflikcie z ich ścieżką kariery. Z samym pracownikiem potwierdzamy jej/ jego gotowość do wzięcia udziału w proponowanym projekcie.
Jeżeli jednak nie znajdujemy tego przysłowiowego „unicorn’a” na pokładzie TT PSC, mamy nadal kilka dróg działania. Przede wszystkim możemy próbować lekko nagiąć oczekiwania klienta i zaproponować mu połączenie części etatów kilku osób, które wspólnie spełnią wszystkie wymagania techniczne. Możemy opóźnić start projektu, czekając aż idealny kandydat skończy swoje obecne zadania, lub podzielić jedną osobę między dwa projekty równolegle w ograniczonym wymiarze czasu. Jeżeli żaden z tych scenariuszy nie jest akceptowalny dla klienta, szukamy opcji poza firmą. Możemy, przy współpracy z zespołem HR, otworzyć rekrutację. Jeśli projekt jest pilny, kontaktujemy się ze spółkami-siostrami z grupy kapitałowej TT lub szerzej – sprawdzamy jakimi osobami dysponują firmy partnerskie, z którymi współpracujemy, aby podnająć taką osobę na czas realizacji projektu. Ważne, żeby ostatecznie klient zaakceptował którąś z naszych propozycji.
Oprócz reakcji na bieżące potrzeby, bardzo istotnym aspektem Workforce Managementu jest planowanie długoterminowe, prognozowanie wielkości zapotrzebowania na specjalistów poszczególnych technologii oraz analizowanie bieżącego zaangażowania pracowników w projekty. Im więcej wniosków wyciągniemy z codziennych danych, tym lepiej dostosujemy przyszłe rekrutacje oraz kompetencje zespołów do spodziewanego popytu klientów i do strategicznych kierunków rozwoju firmy.
Podsumowując, na co dzień układamy puzzle z 5000 000 elementów w odcieniach szarości, a potem opracowujemy technikę, aby następnym razem ułożyć je lepiej, szybciej i w kolorze. 😉
Opublikuj komentarz